Cierre de taller en el sistema y archivo de documentos físicos:

• Ingresar al menú Centro > Listados y estadísticas > Lista de talleres, y buscar el taller a cerrar.
• Es una buena práctica, siempre revisar que los datos del taller, generación y entrenador, sean los correctos; de lo contrario las estadísticas como Tablero de participantes,  Tablero de staff,  Reporte de participantes, Reportes de pase y Estadísticas, estarán equivocadas.
• Asignar el Estatus de cada inscrito:
  • Baja, para las persona que ya no se contactarán; el sistema no los pasará a siguientes talleres.
  • Retoma, para los que asistieron pero no terminaron; quedará como retoma para el historial y pasará como prospecto para la siguiente generación.
  • Devolución, para los que ejecutaron su garantía; el sistema no los pasará a siguientes talleres.
  • Backlog, para los que no asistieron y el sistema los pasará como prospecto para la siguiente generación.
  • Graduado; el sistema les brindará acceso a las áreas pertinentes del mismo y lo añadirá como prospecto en el siguiente Módulo 2 de la misma generación.
• Revisar los pagos, notas de cada inscrito y NO ASIGNAR LÍDER DE GRUPO; este se asigna en la última sección. Si corresponde, revisar estiramiento, canción de vuelo y contrato.
• En la sección final, asignar a cada staff las posiciones que ocuparon, los miembros de su minigrupo y las notas del desempeño. NO ASIGNAR PAX. NI PASE; el sistema lo hará automáticamente.
• Activar la opción Cierre de Módulo y finalmente Grabar.
• Comprometer al staff para la reunión virtual con coordinación académica Módulo 2 el martes en la tarde. Esta reunión es muy importante para tener la primera información de pase de cada participante y dar instrucciones sobre cómo manejar consideraciones.
• Organizar y empaquetar los documentos físicos para su archivo.

TIPS: Pasando el cursor por la esquina superior izquierda de cada inscrito o staff, se puede colapsar la fila. Para colapsar todas las filas hacer clic presionando la tecla shift. Se pueden mover las filas arrastrando los números de la izquierda hacia arriba o abajo. No hacer clic en el símbolo de menos, a la derecha de cada fila, a menos que se quiera borrar la fila. En caso de cometer algún error, mientras que no se grabe, se puede refrescar la página y todos los cambios regresarán al estado de la última grabación.

Cambio de flyer Módulo 1 y foto oficial del Módulo 1:

• Descargar el Power Point flyers editables desde Centro > Administración > Materiales, y editar el flyer correspondiente con los datos del siguiente Módulo 1 para publicarlo en redes sociales.
• Ingresar a cada red social activa y borrar las publicación del flyer de Módulo 1 anterior. Publicar el nuevo flyer.
• Publicar la foto oficial del cierre del Módulo 1 en las redes sociales pertinentes.
• Enviar el flyer a todos los directores por WhatsApp para su reenvío.
• Coordinar con la dirección Académica para que se envíe el flyer a todos los grupos WhatsApp activos; generaciones, staff y comunidad en general.

Convocatoria de seniors:

• En caso sea necesario, se convocará seniors M3 – M5 por las siguientes razones:
  • Hay más de 4 participantes por senior con el equipo actual.
  • Alguno de los staff actuales se retirará del equipo, ya sea por voluntad propia o por recomendación de la dirección académica.
• Para este fin, se revisará el libro del staff y la base de datos del centro en búsqueda de graduados comprometidos y enroladores, ingresando los datos en el check list correspondiente al ciclo del Módulo 1 que acaba de terminar, pestaña M3:, CONVOCATORIA SENIIORS, haciendo clic en Añadir fila, e ingresando Nombres y apellidos, Teléfono y Notas.
• Al terminar de ingresar las filas, hacer clic en el botón de arriba Grabar.
• De no tener suficientes candidatos, se iniciarán llamadas de invitación a personas que el equipo recuerde como comprometidas siempre y cuando sean graduados y enroladores. Estos también se pueden ingresar en el check list para proponerlos en la ROE. Así mismo, en la ROE, se pedirá apoyo al equipo para que propongan nombres a invitar.
• Iniciar las llamadas para re confirmar la intención de cada candidato. Dejarles en claro que se les devolverá la llamada para cerrar la promesa. Los candidatos no lo sabrán, pero esto es debido a que se presentarán los resultados de las llamadas en la ROE inmediata para aprobación del equipo.
• En caso de ser aprobados en la ROE, se procederá a las llamadas para cerrar la PROMESA: tiempo, condiciones y declaración de aceptación.

Convocatoria de staff:

• Transcribir las inscripciones para ser staff del siguiente Módulo 1, desde el Libro del Staff en el check list correspondiente al ciclo del Módulo 1 que acaba de terminar, pestaña M1:, CONVOCATORIA STAFF, haciendo clic en Añadir fila, e ingresando Nombres y apellidos, Teléfono y Notas.
• Al terminar de ingresar las filas, hacer clic en el botón de arriba Grabar.
• De no tener suficientes candidatos, se iniciarán llamadas de invitación a personas que el equipo recuerde como comprometidas siempre y cuando sean graduados y enroladores. Estos también se pueden ingresar en el check list para proponerlos en la ROE. Así mismo, en la ROE, se pedirá apoyo al equipo para que propongan nombres a invitar.
• Iniciar las llamadas para re confirmar la intención de cada candidato. Dejarles en claro que se les devolverá la llamada para cerrar la promesa. Los candidatos no lo sabrán, pero esto es debido a que se presentarán los resultados de las llamadas en la ROE inmediata para aprobación del equipo.
• En caso de ser aprobados en la ROE, se procederá a las llamadas para cerrar la PROMESA: tiempo, condiciones y declaración de aceptación.

NOTAS: en la primera semana no se elige Capitán(a), no se confirma a nadie ni se ingresa al sistema. 

Creación del nuevo check list:

• En esta misma página, sobre el lado izquierdo (arriba en celulares), hacer clic en el botón Nuevo check list e ingresar el número de generación del Módulo 1 que está cerrándose. Tres dígitos (Ej.: 021).

Reunión de pase al Módulo 2 de staff con centro:

Esta reunión virtual es muy importante para poder saber las conversaciones que los participantes tienen respecto a su Módulo 2; declaraciones, consideraciones, pedidos de constancias de participación, pagos, etc.

• Ingresar a Centro > Listados y estadísticas > Lista de talleres y buscar el Módulo 2 correspondiente. La dirección académica debió realizar el cierre del módulo 1, por lo que los prospectos deberán estar listados con sus notas respectivas.
• Durante la reunión con el staff, la persona encargada del centro, deberá preguntar por cada uno de los participantes, haciendo las anotaciones en el campo Notas de cada prospecto, y así saber cómo abordar la llamada. También deberá guiar a cada staff sobre cómo manejar las siguientes llamadas con miras a que efectivamente llegue a su Módulo 2.
• En caso se requieran constancias de participación para prospectos, la persona encargada del centro deberá hacer llegar las mismas al día siguiente.

NOTA: recordar al staff que incentiven a todos sus participantes a escuchar los audios del Módulo 1.

Llamadas de pase al Módulo 2:

• Ingresar a Centro > Listados y estadísticas > Lista de talleres y buscar el Módulo 2 correspondiente.
• Descargar el Power Point flyers editables desde Centro > Administración > Materiales, y editar el flyer “Instrucciones para el Módulo 2”.
• Se inicia las llamadas con la información obtenida en la reunión de pase al Módulo 2 con el staff. 
• Por orden contable, y poder generar los links de pagos de cada prospecto (sin importar el método de pago), durante la llamada o al final de la misma, se creará una ficha digital de inscripción para cada uno de los que sean posibilidad de subirse al Módulo 2; quienes declaren rotundamente que NO, se pueden dejar sin ficha digital (igualmente se puede una ficha generar en la puerta del salón en caso cambien de opinión).
• Para el fin anteriormente mencionado, se deberá ingresar en una nueva pestaña a Centro > Listados y estadísticas > Lista de inscripciones, y hacer clic en Nueva inscripción manual.
  • Seleccionar el Módulo 2.
  • Ingresar el precio pactado.
  • Ingresar la generación SIN ceros adelante.
  • Seleccionar la fecha de inicio del Módulo 2.
  • Revisar que el local del Módulo 2 es el correcto (caso contrario corregir).
  • Si ya se sabe cómo lo pagará (total o parcial) se puede generar el pedido seleccionando la opción SÍ en CREAR PEDIDO. En caso contrario, dejar en NO para crear el pedido después.
  • Si se creará el pedido, en la casilla Seleccione producto escribir M2, con lo que aparecerán todas las opciones de pago. Si es parcial, seleccione el monto inicial, y más adelante podrá crear un pedido en la misma inscripción.
  • Seleccione NO en CREAR USUARIO NUEVO, a menos que el prospecto venga de otro centro, con lo cual no tendrá usuario creado en el sistema y se deberá crear uno seleccionando SI y llenando todos sus datos; nombres, apellidos, celular, correo electrónico, género, cómo fue enrolado y qué usuario registrado lo enroló. Sin esos datos NO SE PODRÁ CREAR UN NUEVO USUARIO.
  • Dado que el usuario generalmente está creado, buscarlo en el campo Buscar usuario creado.
  • Clic en Crear inscripción.
  • Buscar el registro recién creado (primero de la lista) y hacer clic sobre el nombre.
  • Copiar el link de pago y enviar al prospecto para su pago AUN CUANDO EL MÉTODO SEA EFECTIVO O ZELLE. En caso de pago con tarjeta, la entidad bancaria automáticamente cambiará el estado del pago a confirmado por finanzas y anotará en la Lista de talleres la anotación. En caso de Zelle o efectivo, la persona encargada de verificar los pagos deberá aprobar el pago desde la aplicación móvil o el menú Administración > Finanzas.
• Comunicar que se le enviará el flyer “Instrucciones para el Módulo 2” a su WhatsApp y enviarlo inmediatamente.

NOTA: en caso de consideraciones y objeciones, apoyarse en la persona que enroló al prospecto y en los consejos de el(la) director(a) comercial.

Ventas de la semana 1:

• Todo lead nuevo (no backlog ni corporativo) de la semana después del Módulo 1; leads de directores y embudo de ventas, se ingresará en el check list correspondiente al ciclo del Módulo 1 que acaba de terminar, pestaña COM:, VENTAS S1: LEADS,  haciendo clic en Añadir fila, e ingresando nombres y apellidos en Lead, Canal, Nivel de interés y los datos de contacto así como las anotaciones en Notas.
• Se da inicio a las llamadas a Backlogs (personas interesadas que no llegaron el Módulo 1 que acaba de terminar), ingresando a Centro > Listados y estadísticas > Lista de talleres Buscando el Módulo 1 siguiente al que terminó. Si la dirección académica realizó el cierre del módulo, los backlogs estarán marcados como prospectos con sus notas correspondientes. Iniciar las llamadas e ir ingresando las Notas de cada llamada.
• Se da inicio a la búsqueda de nuevas empresas para ofrecerles un taller de 2 horas gratuito a realizarse los días antes y después de los Módulos 1 y 3, siguiendo las instrucciones y manuales de la dirección comercial. Estos contactos se deberán ingresar en el check list correspondiente al ciclo del Módulo 1 que acaba de terminar, pestaña COM:, VENTAS S1: CORPORATIVAS, haciendo clic en Añadir fila, e ingresando Nombres de la empresa, Fecha de conversación, y los datos de contacto así como las anotaciones en Notas.
• Se hace seguimiento a los leads y presentaciones corporativas de las semanas anteriores que están en proceso aun.

Llamadas de pase al Módulo 4:

• Ingresar a Centro > Listados y estadísticas > Lista de talleres y buscar el Módulo 4 correspondiente.
• Descargar el Power Point flyers editables desde Centro > Administración > Materiales, y editar el flyer “Insttrucciones para el Módulo 4”.
• Se inicia las llamadas de pase al Módulo 4. 
• Por orden contable, y poder generar los links de pagos de cada prospecto (sin importar el método de pago), durante la llamada o al final de la misma, se creará una ficha digital de inscripción para cada uno de los que sean posibilidad de subirse al Módulo 4; quienes declaren rotundamente que NO, se pueden dejar sin ficha digital (igualmente se puede generar una ficha en la puerta del salón en caso cambien de opinión).
• Para el fin anteriormente mencionado, se deberá ingresar en una nueva pestaña a Centro > Listados y estadísticas > Lista de inscripciones, y hacer clic en Nueva inscripción manual.
  • Seleccionar el Módulo 4.
  • Ingresar el precio pactado.
  • Ingresar la generación SIN ceros adelante.
  • Seleccionar la fecha de inicio del Módulo 4.
  • Revisar que el local del Módulo 4 es el correcto (caso contrario corregir).
  • Si ya se sabe cómo lo pagará (total o parcial) se puede generar el pedido seleccionando la opción SÍ en CREAR PEDIDO. En caso contrario, dejar en NO para crear el pedido después.
  • Si se creará el pedido, en la casilla Seleccione producto escribir Módulo 4, con lo que aparecerán todas las opciones de pago. Si es parcial, seleccione el monto inicial, y más adelante podrá crear un pedido en la misma inscripción.
  • Seleccione NO en CREAR USUARIO NUEVO.
  • Buscar el participante en el campo Buscar usuario creado.
  • Clic en Crear inscripción.
  • Buscar el registro recién creado (primero de la lista) y hacer clic sobre el nombre.
  • Copiar el link de pago y enviar al prospecto para su pago AUN CUANDO EL MÉTODO SEA EFECTIVO O ZELLE. En caso de pago con tarjeta, la entidad bancaria automáticamente cambiará el estado del pago a confirmado por finanzas y anotará en la Lista de talleres la anotación. En caso de Zelle o efectivo, la persona encargada de verificar los pagos deberá aprobar el pago desde la aplicación móvil o el menú Administración > Finanzas.
• Pedir declaración de invitados para la noche de invitados, misma que normalmente se realiza durante el Módulo 4, una semana después del Módulo 2. En casos excepcionales, el Módulo 4 sucede una semana antes del Módulo 2. Ingresar al check list de la generación del Módulo 1 recientemente terminado y hacer clic en la pestaña M4:, LLAMADAS PASE AL MÓDULO 4, haciendo clic en Añadir fila, y seleccionando el(la) Participante con quien se está hablando, y anotando en Notas las personas que está declarando invitar.
• Comunicar que se le enviará el flyer “Instrucciones para el Módulo 4” a su WhatsApp y enviarlo inmediatamente.

Logística Módulo 3:

• Coordinar la compra del pasaje para el(la) entrenador(a) del Módulo 3.
• Confirmar salón para el Módulo 3.
• Asegurar materiales Módulo 3; palitos, sobres, formularios de inscripción.
• Preguntar por el funcionamiento del equipo durante el Módulo 1; si faltó algún cable, si los equipos están en óptimas condiciones.
• Confirmar lugar de estiramiento de equipo el sábado en la mañana.